GTD ofwel Getting Things Done is een methode om gestructureerd en effectief taken af te handelen.

In zijn Eboek ‘How to Get Things Done with OneNote‘ beschrijft Dominic Wolff het gebruik van GTD op een voor mij prachtig en goed toepasbare wijze met gebruik van het fijne programma OneNote.

De methodiek en bijbehorend verklarend stroomdiagram van GTD steken wat mij betreft heel logisch in elkaar.
Het is een management systeem waardoor ik productief en tijdsbeparend kan werken.

Toch is een volledig GTD mij iets te veel van het goede.
Een heel strak georganiseerde dagplanning vind ik niet prettig leefbaar.
Daarom pas ik GTD toe in een iets aangepaste/lossere vorm; GTD-Lite als het ware.

Met de moderne digitale techniek is het heel goed mogelijk om belangrijke informatie direct bij de hand te hebben en te houden.

De Cloud (OneDrive en Google Drive) gebruik ik voor informatiebladen en backup’s die ik overal, privé en tijdens mijn werk, beschikbaar wil hebben.
Email heb ik met behulp van IMAP gesynchroniseerd tussen mijn telefoon, tablet en computer.
Agenda, contactpersonen en browser-favorieten op alle apparaten gesynchroniseerd via Google.
En als ultiem notitieblok gebruik ik het fantastische OneNote.
OneNote gebruik ik iedere dag voor onder andere:

• Urenregistratie werktijden.
• Bijhouden van mijn actielijst/projectlijst/etc.
• Diverse overzicht-ijstjes.
• Notities, notities en nog eens notities…

Met name de actielijst is belangrijk voor het tijdig afhandelen van items.
Daarbij hanteer ik ook een strak schema voor:

Rekeningen:
Meteen betalen of betalingsopdracht inzetten per vastgestelde datum.
Facturen/Nota’s archiveren (in bijvoorbeeld map ‘Vaste lasten’).

Post (papieren post…SnailMail):
Meteen afhandelen (≤ 2min)
Anders:

• Weggooien (indien nutteloze info)
• Apart houden en noteren op/in takenlijst/agenda.
• Archiveren (en noteren) voor later.

Ik heb geen printer (meer).
Informatie bewaar ik bij voorkeur digitaal.
Dat scheelt enorm in ruimte en aan afstoffen.
Veel documenten sla ik op als pdf en ik bewaar een backup ‘in the Cloud’ of op een externe harde schijf (afhankelijk van de privacy gevoeligheid).
Helaas ontkom ik toch niet helemaal aan papier; het zeilt links en rechts (ongevraagd) de hut binnen…
Een boekenkast, een stalen ladekast en een ladeblok met hangmappen vormen daarvoor mijn archief.

Email:
In de loop der jaren is mijn aantal email-boxen ongewild flink gegroeid.

• Mailbox van mijn provider
• Mailbox van Google (Android telefoon)
• Mailbox van Microsoft (Windows 10 account)
• Mailbox van Website hosting
• Mailbox van werkgever

Al deze mailboxen laat ik samenkomen, per apparaat, binnen 1 programma.
En dan gesynchroniseerd via IMAP zodat ik niet alle mails per mailbox apart nogmaals hoef af te handelen.
Mijn geheim tegen een te volle IN-Box:
Archiveren in mapjes…en een speciale map “Nog af te handelen”.

Actielijst en Projectlijst: 
Ik hanteer lijstjes volgens de GTD-methodiek (zie schema), waarbij er twee wat meer aandacht vragen:

• Actielijst per week (en per weekdag)
• Projectlijst voor andere taken (grotere taken en zonder spoed)

Iedere dag handel ik de taken af die in mijn actielijst staan.
De taken van de Projectlijst kunnen wachten, of handel ik af wanneer ik er tussendoor tijd voor kan vrijmaken.
Iedere zondag (weekly review) beoordeel ik of er taken; of delen van die taken; van de Projectlijst overgezet moeten worden naar de actielijst.

Onderstaande afbeelding geeft mijn ‘Lite-versie’ van GTD schematisch weer: